Dokumentmanagement-Modul: Video-Tutorials für Einsteiger

Für Einsteiger haben wir kurze Video-Tutorials für alle Module der gFM-Business ERP-Software erstellt. In jedem Video werden alle Bestandteile des Moduls erläutert und Tipps zur Bedienung gegeben.

Video-Tutorial zum Modul [Korrespondenz - Dokumente]

Im Modul "Korrespondenz" befinden sich alle in der Software gespeicherten Dokumente, Vorlagen und E-Mails. Das Untermodul "Dokumente" enthält alle Briefe und E-Mails, die bisher mit gFM-Business erzeugt wurden.

Dokumente können mit automatischen Aktionen definiert werden, die beim Drucken des Dokuments automatisch erstellt werden.

Im Register "E-Mail" können Mail-spezifische Daten wie die Versandart, das Datenformat, die Sendeadresse und eine HTML-Vorlage für grafische E-Mails hinterlegt werden.

Im Register "Dateianhänge" können beliebig viele Dateien an das Dokument gehängt werden, die auch beim Mailversand berücksichtigt werden.

Das Register "Ereignisse" enthält das Ereignisprotokoll des aufgerufenen Dokuments.

Video-Tutorial zum Modul [Korrespondenz - E-Mails]

Das Modul "E-Mails" enthält eine Liste aller empfangenen E-Mails. Filtern Sie die Liste im Feld "Konto" nach einem Mailkonto oder im Feld "Suchen" nach einem Suchbegriff.

Im Register [Adressbuch] befinden sich alle im E-Mail-Modul gespeicherten Adressen.

Öffnen Sie das E-Mail-Modul durch Klick auf das Symbol [Mail] in der Symbolleiste. Dort können Sie auch neue E-Mail-Konten zum Senden und Empfangen von E-Mails einrichten.

Video-Tutorial zum Modul [Korrespondenz - Vorlagen]

In diesem Modul finden Sie alle Vorlagen, die Sie für die Erstellung neuer Dokumente nutzen können.

Fügen Sie in eine Vorlage Platzhalter für dynamische Daten ein, wie zum Beispiel die Kundennummer oder Adresse des Kunden.

Im Register "E-Mail" können Mail-spezifische Daten wie die Versandart, das Datenformat, die Sendeadresse und eine HTML-Vorlage für grafische E-Mails hinterlegt werden.

Im Register "Dateianhänge" können beliebig viele Dateien an das Dokument gehängt werden, die auch beim Mailversand berücksichtigt werden.

Wenn Sie im Modul "Dokumente" einem Dokument eine Vorlage zuweisen, wird das Dokument auf Basis der Vorlage neu generiert, inklusive Mail-Einstellungen und Dateianhängen.

Video-Tutorial zum Modul [Korrespondenz - Dokumentarchiv]

Im Modul "Dokumentarchiv" befindet sich eine Liste aller gespeicherten Dokumente und Dateien. Die Liste ist nicht kundenbezogen und kann im Feld [Suchen] mit einem Suchbegriff gefiltert werden.

Mit Klick auf das Vorschaubild eines Eintrags wird eine vergrößerte Vorschau angezeigt, die Sie durch einen weiteren Klick auf Ihrem Computer öffnen können.

Nutzen Sie im Kundenmodul die Funktionen [Dokument scannen] und [Datei archivieren], um Dokumente zu einem Kunden zu speichern.