FileMaker ist aufgrund seiner Flexibilität eine gute Wahl, um solche Prozesse zu integrieren. Doch die Umsetzung der Verarbeitung elektronischer Rechnungen bringt spezifische Herausforderungen mit sich. Das Einlesen von XML-Daten und das Extrahieren von Informationen aus eingebetteten PDF-Rechnungen erfordert nicht nur fundierte Kenntnisse über XML-Strukturen, sondern auch die Nutzung spezieller Werkzeuge und Plugins. Hier kommen leistungsstarke Lösungen wie das MBS Plugin und das BaseElements Plugin ins Spiel, die FileMaker um wesentliche Funktionen erweitern.

Das MBS Plugin ermöglicht beispielsweise die Verarbeitung von PDF-Dokumenten und das Einlesen eingebetteter XML-Daten, was besonders nützlich für ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen ist. Zudem kann das Plugin, unterstützt durch DynaPDF, auch die Erzeugung solcher Rechnungen direkt aus FileMaker heraus bewältigen. Der Hersteller stellt dafür hilfreiche Beispieldateien und detaillierte Anleitungen zur Verfügung, die den Einstieg erleichtern.

Mit dem BaseElements Plugin ist es möglich, XML-Daten in FileMaker zu parsen und präzise über XPath-Ausdrücke auszulesen, was es ideal für die Verarbeitung von XRechnungen macht. Diese Funktionalität vereinfacht das Extrahieren spezifischer Daten aus strukturierten XML-Dokumenten und bietet eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an verschiedene XML-Schemata.

In diesem Forenbeitrag möchten wir eine kleine Plattform bieten, um Fragen, Erfahrungen und Lösungen zur Integration und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in FileMaker zu teilen. Egal, ob ihr Fragen zur Nutzung von Plugins, zur Implementierung von Skripten oder zu allgemeinen Best Practices habt – hier ist der richtige Ort, um Wissen zu teilen und von der Community zu profitieren.

Fragen, die wir in diesem Forum gerne diskutieren möchten:

• Welche Herausforderungen hattet ihr bei der Verarbeitung von XRechnungen oder ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen in FileMaker?
• Welche Erfahrungen habt ihr mit Plugins wie dem MBS Plugin oder BaseElements gemacht?
• Gibt es spezifische Implementierungstipps, die euch geholfen haben, den Import- oder Erstellungsprozess zu optimieren?
• Welche Schwierigkeiten hattet ihr bei der Validierung der importierten Rechnungsdaten?

Lasst uns gerne gemeinsam unser Wissen erweitern und Best Practices für die Implementierung und Nutzung elektronischer Rechnungen in FileMaker erarbeiten!

Wir würden gerne wissen, ob es eine Möglichkeit gibt, Ihre ERP-Software auch mit einem Shopify Onlineshop zu betreiben. Soweit ich gesehen habe, bieten Sie einige andere Shopsysteme an, aber bisher kein Shopify.

Und wir würden evtl. Aufträge und Kunden aus ABAS übertragen wollen, geht sowas auch ohne Umweg über Exporte?

Wir haben eigene Kapazitäten, die Datenbank später anzupassen. Gibt es Schulungen zu FileMaker und Ihrem Produkt?

Die kommende Version 7 der gFM-Business ERP-Software, die im November 2023 veröffentlicht wird, enthält eine lösungsweite Unterstützung von OpenAI ChatGPT zur automatischen Erzeugung von beliebigen Texten und AI-generierten Dokumenten. AI-generierte Texte können dabei in jedes Feld der gesamten ERP-Software auf Knopfdruck eingefügt werden.

Erstellen Sie automatisiert und KI-gestützt beliebige Texte, Dokumentationen, Dokumente wie Bewerbungs-Zu- oder Absagen oder KI-generierte Artikelbeschreibungen für Ihren Onlineshop mit einzigartigem Inhalt.

Folgende Dokumentarten für KI-gestützte Texte werden standardmäßig mitgeliefert:

• Artikelbeschreibung (AI-Text in Artikelverwaltung)
• Bewerbungs-Absage (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Bewerbungs-Annahme (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Brief (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Dokumentation (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Dokumentation (AI-Text im Kontakt- und Projektmanagement)
• Einladung (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Erläuterung (AI-Text im Kontaktmanagement-Modul)
• Terminbestätigung (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)

Definieren Sie in den Programm-Einstellungen beliebige weitere Dialogabfragen für KI-gestützte Dokumente oder Texte und weisen Sie diese jeweils einem Modul zu. Daraufhin steht das AI-Text als Auswahl im jeweiligen Modul zur Verfügung und kann einfach in der Symbolleiste mit dem Symbol aufgerufen und ausgeführt werden.

In einem Artikel erläutern wir, wie eine Vorgangsmaschine mit FileMaker als eigener Client zur automatischen und zeitgesteuerten Ausführung von Prozessen genutzt werden kann. Die vorgestellt Lösung kann mie beliebigen FileMaker-Lösungen und miti gFM-Business verwendet werden. Der Artikel enthält auch eine Beispieldatei für FileMaker Pro im .fmp12-Format.

In FileMaker Pro kann eine Vorgangsmaschine genutzt werden, um automatisch zeitgesteuerte Scripte auszuführen und Daten in einer temporären Datenbank zu speichern. Diese Daten können anschließend in einer anderen FileMaker-Lösung weiterverarbeitet werden. Dies ermöglicht eine effiziente Automatisierung von Prozessen und den nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen FileMaker-Anwendungen.

Die Vorteile einer separaten Vorgangsmaschine in Verbindung mit FileMaker-Datenbanken sind vielfältig:

1. Effiziente Automatisierung: Durch die zeitgesteuerte Ausführung von Scripten können wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden, ohne manuelle Eingriffe.

2. Datenverarbeitung: Die temporäre Speicherung von Daten ermöglicht eine gezielte Verarbeitung und Transformation, bevor sie in anderen FileMaker-Lösungen verwendet werden. Dies verbessert die Datenqualität und -konsistenz.

3. Entlastung der Hauptdatenbank: Die Verwendung einer separaten Datenbank für die Verarbeitung von Vorgängen entlastet die Hauptdatenbank. Dies kann die Leistung und Reaktionsfähigkeit der Hauptanwendung verbessern, da Ressourcen für Benutzeraktionen freigemacht werden.

4. Sicherheit: Die Vorgangsmaschine kann in einem geschützten Umfeld betrieben werden, was die Sicherheit der Daten und Prozesse erhöht. Der Zugriff auf sensible Daten kann eingeschränkt und überwacht werden.

5. Flexibilität und Skalierbarkeit: Durch die Nutzung einer separaten Vorgangsmaschine können Sie Ihre FileMaker-Lösungen flexibler gestalten und sie leichter an sich ändernde Anforderungen anpassen. Die Lösung wird auch skalierbarer, da verschiedene Vorgangsmaschinen für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden können.

Insgesamt bietet die Verwendung einer separaten Vorgangsmaschine in Verbindung mit FileMaker-Datenbanken eine robuste, sichere und effiziente Möglichkeit, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Leistungsfähigkeit von FileMaker-Anwendungen zu steigern.

Die kommende Version der gFM-Business ERP-Software wird im Hauptmenü unter dem Register eine erweiterte Liste aller Artikel enthalten, deren vorgegebener Mindestbestand unterschritten wurde. Neu ist, daß direkt in dieser Liste für jeden Artikel eine Bestellmenge vorgemerkt werden kann. Durch Klick auf das Pfeil-Symbol in der linken Spalte jedes Eintrags wird ein Popoverfenster geöffnet, in dem alle Lieferanten des Artikels aufgelistet werden. Die Menge für eine künftige Bestellung kann direkt beim gewünschten Lieferanten eingetragen werden. 

Das Register enthält in der kommenden Version außerdem die Möglichkeit, Sammelbestellungen für alle Artikel mit eingetragenen vorgemerkten Mengen bei den entsprechenden Lieferanten zu erstellen. Durch Klick auf die Schaltfläche wird ein Popoverfenster geöffnet, in dem alle Lieferanten aufgelistet werden, für die Bestellmengen in Artikeln eingetragen wurden. In dieser Liste ist es möglich, entweder für alle oder nur für bestimmte markierte Lieferanten Bestellungen zu erzeugen.

Die Werte der Liste in den Spalten - - - zeigen auf einen Blick folgende Daten:

V: Vorgemerkte Menge für Bestellung(en)

Z: Menge im Zulauf (aus erzeugten Bestellungen, die noch nicht eingebucht wurden)

B: Aktueller Bestand

M: Mindestbestand

Mit Klick auf einen Eintrag wird der entsprechende Artikel in der Artikelverwaltung geöffnet. Die farbliche Kodierung der Funktionstaste in der linken Spalte bedeutet:

Blau: Bereit zur Eingabe einer vorgemerkten Menge, bisher keine Daten eingetragen

Gelb: Menge für Bestellung wurde eingetragen, Bestellung noch nicht erzeugt

Grün: Menge für Bestellung wurde eingetragen und Bestellung erzeugt

Rot: Menge für Bestellung wurde eingetragen und Bestellung erzeugt, Mindestbestand auch danach noch überschritten

Das erweiterte Register enthält nun auf einen Blick alle Daten zum Bestand, Mindestbestand und Zulauf und ermöglicht die automatische Erzeugung von Bestellungen für alle Artikel mit unterschrittenem Mindestbestand. Wir freuen uns, Ihnen diese neue Funktion in der nächsten Version der gFM-Business ERP-Software zur Verfügung stellen zu können!

heute hatten wir die Anforderung, eine gelieferte XML-Datei für einen Kunden jeweils als Aufträge in gFM-Business zu erfassen. XML kann etwas aufwendiger sein, wenn man strikt nach XSLT usw. vorgeht. Aber mit dem BaseElements-Plugin, das sowieso von der gFM-Business ERP-Software genutzt wird, geht es einfacher. Dieses Plugin enthält nämlich eine Unterstützung für die xPath-Funktion, mit der man einfach XML-Dateien auslesen und die Daten in Variablen oder Felder speichern kann.

Im Forum des FileMaker-Magazins gibt es dazu einen Beitrag, der auch eine Beispieldatei für FileMaker enthält. In der Beispieldatei wird auch gezeigt, wie man verschachtelte Daten-Arrays aus der XML-Datei auslesen kann.

In der Dokumentation der Funktion BE_XPath des BaseElements Plugin werden alle möglichen Parameter aufgelistet.

Je schneller Daten gefunden werden können, desto effektiver kann mit einer ERP-Software gearbeitet werden. Daher enthält das nächste Update der gFM-Business ERP-Software die neue Multi-Search-Funktion, mit der in einem separaten Fenster alle Module gleichzeitig nach Suchbegriffen durchsucht werden können.

Dabei werden alle Daten sortiert nach Modul angezeigt, ähnlich wie in der "Spotlight"-Suche von Apple macOS, die dann einfach per Mausklick im jeweiligen Modul aufgerufen werden können.

Die neue Multi-Search-Funktion ist auch im Netzwerk extrem schnell und zeigt alle Suchergebnisse in Sekundenbruchteilen an.

Das Fenster für die neue Multi-Search-Funktion kann vom Hauptmenü aus und von jeder Maske aus per Mausklick geöffnet werden.

Ist bereits eine Kassenlösung auf FileMaker-Basis vorhanden, kann diese auch direkt mit FileMaker an die gFM-Business ERP-Software angebunden werden.

Der erfahrene FileMaker-Entwickler Mitgründer der Deutschen FileMaker Konferenz hat auf seinem Blog eine ausführliche Anleitung verfaßt, wie ein Bank- und Kreditkartenterminal mit FileMaker genutzt werden kann.

Mit AppleCash ist eine fertige und auf FileMaker basierende Kassensoftware am Markt erhältlich.

Wir wünschen allen Kunden und Nutzern unserer Software ein schönes und erfolgreiches neues Jahr 2023.

In diesem Zusammenhang weisen wir gerne darauf hin, dass in den meisten Fällen zum Jahreswechsel die Nummernkreise zurückgesetzt werden müssen. 

Das Zurücksetzen der Nummernkreise geschieht in gFM-Business folgendermaßen:

• Öffnen Sie und klicken auf die Schaltfläche
• Ändern Sie den Präfix des gewünschten Nummernkreises, z.B. von "A2022" auf "A2023"
• Klicken Sie auf den Funktionspfeil vor dem Feld der aktuellen Nummer
• Tragen Sie eine Null (0) ein, um den Nummernkreis auf die nächste Ziffer 1 zu setzen
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle gewünschten Nummernkreise 

Dazu einfach zurück in gFM-Business wechseln, das entsprechende Modul aufrufen und dort in der Symbolleiste auf das Symbol klicken. Wenn nicht schon standardmäßig ausgewählt, nun das Drucklayout auswählen, von dem man die Vorschau in den Drucklayouts anzeigen möchte.

Dann wieder zurück in die Drucklayouts wechseln, in denen jetzt die Tabelle "Druckdatei" angezeigt werden sollte. Oben links in der FileMaker-Symbolleiste nun das gewünschte Drucklayout aufrufen. Die Seitenansicht sollte nun den entsprechenden Beleg bzw. das Dokument anzeigen, das im Modul ausgewählt wurde.