FileMaker ist aufgrund seiner Flexibilität eine gute Wahl, um solche Prozesse zu integrieren. Doch die Umsetzung der Verarbeitung elektronischer Rechnungen bringt spezifische Herausforderungen mit sich. Das Einlesen von XML-Daten und das Extrahieren von Informationen aus eingebetteten PDF-Rechnungen erfordert nicht nur fundierte Kenntnisse über XML-Strukturen, sondern auch die Nutzung spezieller Werkzeuge und Plugins. Hier kommen leistungsstarke Lösungen wie das MBS Plugin und das BaseElements Plugin ins Spiel, die FileMaker um wesentliche Funktionen erweitern.

Das MBS Plugin ermöglicht beispielsweise die Verarbeitung von PDF-Dokumenten und das Einlesen eingebetteter XML-Daten, was besonders nützlich für ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen ist. Zudem kann das Plugin, unterstützt durch DynaPDF, auch die Erzeugung solcher Rechnungen direkt aus FileMaker heraus bewältigen. Der Hersteller stellt dafür hilfreiche Beispieldateien und detaillierte Anleitungen zur Verfügung, die den Einstieg erleichtern.

Mit dem BaseElements Plugin ist es möglich, XML-Daten in FileMaker zu parsen und präzise über XPath-Ausdrücke auszulesen, was es ideal für die Verarbeitung von XRechnungen macht. Diese Funktionalität vereinfacht das Extrahieren spezifischer Daten aus strukturierten XML-Dokumenten und bietet eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an verschiedene XML-Schemata.

In diesem Forenbeitrag möchten wir eine kleine Plattform bieten, um Fragen, Erfahrungen und Lösungen zur Integration und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in FileMaker zu teilen. Egal, ob ihr Fragen zur Nutzung von Plugins, zur Implementierung von Skripten oder zu allgemeinen Best Practices habt – hier ist der richtige Ort, um Wissen zu teilen und von der Community zu profitieren.

Fragen, die wir in diesem Forum gerne diskutieren möchten:

• Welche Herausforderungen hattet ihr bei der Verarbeitung von XRechnungen oder ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen in FileMaker?
• Welche Erfahrungen habt ihr mit Plugins wie dem MBS Plugin oder BaseElements gemacht?
• Gibt es spezifische Implementierungstipps, die euch geholfen haben, den Import- oder Erstellungsprozess zu optimieren?
• Welche Schwierigkeiten hattet ihr bei der Validierung der importierten Rechnungsdaten?

Lasst uns gerne gemeinsam unser Wissen erweitern und Best Practices für die Implementierung und Nutzung elektronischer Rechnungen in FileMaker erarbeiten!

Vielen Dank für Ihre schnelle Reaktion, wir melden uns demnächst bei Ihnen!

Diese Einstellung kann für jeden Benutzer separat vorgenommen werden, damit jeder Benutzer die für ihn wichtigen Funktionstasten in der besten Reihenfolge nutzen kann und diese bei jedem Start der Software automatisch wiederhergestellt wird.

Standardreihenfolge in gFM-Business Professional:

• Multi-Search-Fenster
• Auftragsbearbeitung
• Serielle Rechnungserstellung
• Bestellungsimport aus Onlineshop
• Kundenimport aus Onlineshop
• Artikelimport aus Onlineshop
• Aufgabenmanagement
• Textbaustein-Fenster

Wir würden gerne wissen, ob es eine Möglichkeit gibt, Ihre ERP-Software auch mit einem Shopify Onlineshop zu betreiben. Soweit ich gesehen habe, bieten Sie einige andere Shopsysteme an, aber bisher kein Shopify.

Hallo Frau Zimmermann,

die in gFM-Business Basic und Professional integrierte REST API-Schnittstelle kann um beliebige Shopsysteme erweitert werden. Da Shopify ebenfalls eine REST API Schnittstelle zur Verfügung stellt, kann Shopify somit problemlos in die Schnittstelle integriert werden. Speziell für Shopify befindet sich allerdings bereits eine Schnittstelle für die kommende Version 8 in Entwicklung. Beim Kauf der Software erhalten Sie derzeit automatisch auch eine Seriennummer für die künftige Version 8, in der bis Ende 2024 auch eine Schnittstelle für Shopify enthalten sein wird.

Geschrieben von: @s-zimmermann

Und wir würden evtl. Aufträge und Kunden aus ABAS übertragen wollen, geht sowas auch ohne Umweg über Exporte?

Die ABAS ERP-Software enthält ebenfalls eine REST API und kann somit direkt über eine Schnittstelle an gFM-Business und FileMaker angebunden werden. In unserem FileMaker Infobereich haben wir eine Anleitung verfasst, wie Sie FileMaker und gFM-Business an ABAS ERP anbinden können.

Geschrieben von: @s-zimmermann

Wir haben eigene Kapazitäten, die Datenbank später anzupassen. Gibt es Schulungen zu FileMaker und Ihrem Produkt?

Die gFM-Business ERP-Software enthält in den Custom- und offenen Lizenzen eine vollständige interne Dokumentation aller Standards, Tabellen, Felder und Scripte, auch im Entwicklermodul der Software per Volltextsuche durchsuchbar. 

Wenn es darum geht, die Kenntnisse in der Entwicklung von FileMaker-Datenbanken und Erweiterung von gFM-Business zu vertiefen, haben wir einen FileMaker Crashkurs veröffentlicht. In zwanzig Kapiteln lernen Sie die Grundlagen der Entwicklung und Anpassung von FileMaker-Datenbank-Apps und der gFM-Business ERP-Software.

Wir würden gerne wissen, ob es eine Möglichkeit gibt, Ihre ERP-Software auch mit einem Shopify Onlineshop zu betreiben. Soweit ich gesehen habe, bieten Sie einige andere Shopsysteme an, aber bisher kein Shopify.

Und wir würden evtl. Aufträge und Kunden aus ABAS übertragen wollen, geht sowas auch ohne Umweg über Exporte?

Wir haben eigene Kapazitäten, die Datenbank später anzupassen. Gibt es Schulungen zu FileMaker und Ihrem Produkt?

Die kommende Version 7 der gFM-Business ERP-Software, die im November 2023 veröffentlicht wird, enthält eine lösungsweite Unterstützung von OpenAI ChatGPT zur automatischen Erzeugung von beliebigen Texten und AI-generierten Dokumenten. AI-generierte Texte können dabei in jedes Feld der gesamten ERP-Software auf Knopfdruck eingefügt werden.

Erstellen Sie automatisiert und KI-gestützt beliebige Texte, Dokumentationen, Dokumente wie Bewerbungs-Zu- oder Absagen oder KI-generierte Artikelbeschreibungen für Ihren Onlineshop mit einzigartigem Inhalt.

Folgende Dokumentarten für KI-gestützte Texte werden standardmäßig mitgeliefert:

• Artikelbeschreibung (AI-Text in Artikelverwaltung)
• Bewerbungs-Absage (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Bewerbungs-Annahme (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Brief (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Dokumentation (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Dokumentation (AI-Text im Kontakt- und Projektmanagement)
• Einladung (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Erläuterung (AI-Text im Kontaktmanagement-Modul)
• Terminbestätigung (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)

Definieren Sie in den Programm-Einstellungen beliebige weitere Dialogabfragen für KI-gestützte Dokumente oder Texte und weisen Sie diese jeweils einem Modul zu. Daraufhin steht das AI-Text als Auswahl im jeweiligen Modul zur Verfügung und kann einfach in der Symbolleiste mit dem Symbol aufgerufen und ausgeführt werden.

Als FileMaker Server eignen sich z.B. auch heute noch sehr gut Intel-basierte Mac minis, die bei Maconline auch mit viel Arbeitsspeicher zu günstigen Preisen gekauft werden können. 

Die Geräte werden entweder differenzbesteuert mit 0% oder mit 19% ausgewiesener Mehrwertsteuer verkauft. Im Onlineshop von Maconline kann das anhand des ausgewiesenen Mehrwertsteuersatzes für jedes angebotene Gerät erkannt werden.

In einem Artikel erläutern wir, wie eine Vorgangsmaschine mit FileMaker als eigener Client zur automatischen und zeitgesteuerten Ausführung von Prozessen genutzt werden kann. Die vorgestellt Lösung kann mie beliebigen FileMaker-Lösungen und miti gFM-Business verwendet werden. Der Artikel enthält auch eine Beispieldatei für FileMaker Pro im .fmp12-Format.

In FileMaker Pro kann eine Vorgangsmaschine genutzt werden, um automatisch zeitgesteuerte Scripte auszuführen und Daten in einer temporären Datenbank zu speichern. Diese Daten können anschließend in einer anderen FileMaker-Lösung weiterverarbeitet werden. Dies ermöglicht eine effiziente Automatisierung von Prozessen und den nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen FileMaker-Anwendungen.

Die Vorteile einer separaten Vorgangsmaschine in Verbindung mit FileMaker-Datenbanken sind vielfältig:

1. Effiziente Automatisierung: Durch die zeitgesteuerte Ausführung von Scripten können wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden, ohne manuelle Eingriffe.

2. Datenverarbeitung: Die temporäre Speicherung von Daten ermöglicht eine gezielte Verarbeitung und Transformation, bevor sie in anderen FileMaker-Lösungen verwendet werden. Dies verbessert die Datenqualität und -konsistenz.

3. Entlastung der Hauptdatenbank: Die Verwendung einer separaten Datenbank für die Verarbeitung von Vorgängen entlastet die Hauptdatenbank. Dies kann die Leistung und Reaktionsfähigkeit der Hauptanwendung verbessern, da Ressourcen für Benutzeraktionen freigemacht werden.

4. Sicherheit: Die Vorgangsmaschine kann in einem geschützten Umfeld betrieben werden, was die Sicherheit der Daten und Prozesse erhöht. Der Zugriff auf sensible Daten kann eingeschränkt und überwacht werden.

5. Flexibilität und Skalierbarkeit: Durch die Nutzung einer separaten Vorgangsmaschine können Sie Ihre FileMaker-Lösungen flexibler gestalten und sie leichter an sich ändernde Anforderungen anpassen. Die Lösung wird auch skalierbarer, da verschiedene Vorgangsmaschinen für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden können.

Insgesamt bietet die Verwendung einer separaten Vorgangsmaschine in Verbindung mit FileMaker-Datenbanken eine robuste, sichere und effiziente Möglichkeit, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Leistungsfähigkeit von FileMaker-Anwendungen zu steigern.

Vor einiger Zeit habe ich eine Anleitung für eine Schnittstelle von WooCommerce zu FileMaker verfaßt. In dem Artikel wird die Programmierung einer Schnittstelle zwischen WooCommerce Onlineshops und Claris FileMaker Datenbanken gezeigt. Die Integration erfolgt durch die Nutzung der REST-API-Schnittstelle des WooCommerce-Onlineshops und dem MBS FileMaker-Plugin in der FileMaker-Datenbank. In dem Artikel kann auch eine FileMaker-Beispieldatei im .fmp12-Format heruntergeladen werden, um die Funktionen direkt am eigenen Computer testen zu können.

Die REST-API von WooCommerce ermöglicht den einfachen Datenaustausch zwischen dem Onlineshop und externen Anwendungen wie FileMaker-Datenbanken. Durch die Verwendung des MBS FileMaker-Plugins wird dieser Prozess noch effizienter gestaltet, zumal Plugin-Funktionen auch für ältere FileMaker-Versionen zur Verfügung stehen. Das Plugin bietet erweiterte Funktionen und Tools für die Integration von FileMaker mit verschiedenen Online-Plattformen oder auch mit Hardware.

Im Artikel werden die verschiedenen Schritte und Methoden erläutert, wie die REST-API des WooCommerce-Onlineshops in Verbindung mit dem MBS FileMaker-Plugin verwendet werden kann. Dies schließt Abrufen von Produktinformationen, Kundenbestellungen und anderen relevanten Daten aus dem Onlineshop in die FileMaker-Datenbank ein. Die Integration ermöglicht eine nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem sie den Datenaustausch zwischen dem Onlineshop und der internen Datenbank vereinfacht.

Die Vorteile einer solchen Integration könnten sind eine verbesserte Effizienz, genauere Datenerfassung und ein optimierter Workflow für Unternehmen, die sowohl einen WooCommerce-Onlineshop als auch eine FileMaker-Datenbank nutzen. Dieser Ansatz unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Daten zu gewährleisten.

Die im Artikel gezeigte Schnittstelle zu WooCommerce kann prinzipiell auch für andere Onlineshopsysteme verwendet werden. Die Felder müssen dann entsprechend der API-Definition des Onlineshops angepaßt werden, und möglicherweise muß bei der Anmeldung an die Schnittstelle noch die Verarbeitung eines Tokens hinzugefügt werden.

Mehr Infos zur neuen Claris Produktstrategie

Claris bietet aber mit der Claris FileMaker Developer Subscription schon seit längerem ein Entwicklerprogramm an, mit dem man zum Preis von derzeit 105,91 Euro pro Jahr alle FileMaker-Produkte zu Testzwecken, jedoch nicht in einer Produktivumgebung, eingesetzt werden können.

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