FileMaker ist aufgrund seiner Flexibilität eine gute Wahl, um solche Prozesse zu integrieren. Doch die Umsetzung der Verarbeitung elektronischer Rechnungen bringt spezifische Herausforderungen mit sich. Das Einlesen von XML-Daten und das Extrahieren von Informationen aus eingebetteten PDF-Rechnungen erfordert nicht nur fundierte Kenntnisse über XML-Strukturen, sondern auch die Nutzung spezieller Werkzeuge und Plugins. Hier kommen leistungsstarke Lösungen wie das MBS Plugin und das BaseElements Plugin ins Spiel, die FileMaker um wesentliche Funktionen erweitern.

Das MBS Plugin ermöglicht beispielsweise die Verarbeitung von PDF-Dokumenten und das Einlesen eingebetteter XML-Daten, was besonders nützlich für ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen ist. Zudem kann das Plugin, unterstützt durch DynaPDF, auch die Erzeugung solcher Rechnungen direkt aus FileMaker heraus bewältigen. Der Hersteller stellt dafür hilfreiche Beispieldateien und detaillierte Anleitungen zur Verfügung, die den Einstieg erleichtern.

Mit dem BaseElements Plugin ist es möglich, XML-Daten in FileMaker zu parsen und präzise über XPath-Ausdrücke auszulesen, was es ideal für die Verarbeitung von XRechnungen macht. Diese Funktionalität vereinfacht das Extrahieren spezifischer Daten aus strukturierten XML-Dokumenten und bietet eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an verschiedene XML-Schemata.

In diesem Forenbeitrag möchten wir eine kleine Plattform bieten, um Fragen, Erfahrungen und Lösungen zur Integration und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in FileMaker zu teilen. Egal, ob ihr Fragen zur Nutzung von Plugins, zur Implementierung von Skripten oder zu allgemeinen Best Practices habt – hier ist der richtige Ort, um Wissen zu teilen und von der Community zu profitieren.

Fragen, die wir in diesem Forum gerne diskutieren möchten:

• Welche Herausforderungen hattet ihr bei der Verarbeitung von XRechnungen oder ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen in FileMaker?
• Welche Erfahrungen habt ihr mit Plugins wie dem MBS Plugin oder BaseElements gemacht?
• Gibt es spezifische Implementierungstipps, die euch geholfen haben, den Import- oder Erstellungsprozess zu optimieren?
• Welche Schwierigkeiten hattet ihr bei der Validierung der importierten Rechnungsdaten?

Lasst uns gerne gemeinsam unser Wissen erweitern und Best Practices für die Implementierung und Nutzung elektronischer Rechnungen in FileMaker erarbeiten!

Diese Einstellung kann für jeden Benutzer separat vorgenommen werden, damit jeder Benutzer die für ihn wichtigen Funktionstasten in der besten Reihenfolge nutzen kann und diese bei jedem Start der Software automatisch wiederhergestellt wird.

Standardreihenfolge in gFM-Business Professional:

• Multi-Search-Fenster
• Auftragsbearbeitung
• Serielle Rechnungserstellung
• Bestellungsimport aus Onlineshop
• Kundenimport aus Onlineshop
• Artikelimport aus Onlineshop
• Aufgabenmanagement
• Textbaustein-Fenster

Wir würden gerne wissen, ob es eine Möglichkeit gibt, Ihre ERP-Software auch mit einem Shopify Onlineshop zu betreiben. Soweit ich gesehen habe, bieten Sie einige andere Shopsysteme an, aber bisher kein Shopify.

Und wir würden evtl. Aufträge und Kunden aus ABAS übertragen wollen, geht sowas auch ohne Umweg über Exporte?

Wir haben eigene Kapazitäten, die Datenbank später anzupassen. Gibt es Schulungen zu FileMaker und Ihrem Produkt?

Die kommende Version 7 der gFM-Business ERP-Software, die im November 2023 veröffentlicht wird, enthält eine lösungsweite Unterstützung von OpenAI ChatGPT zur automatischen Erzeugung von beliebigen Texten und AI-generierten Dokumenten. AI-generierte Texte können dabei in jedes Feld der gesamten ERP-Software auf Knopfdruck eingefügt werden.

Erstellen Sie automatisiert und KI-gestützt beliebige Texte, Dokumentationen, Dokumente wie Bewerbungs-Zu- oder Absagen oder KI-generierte Artikelbeschreibungen für Ihren Onlineshop mit einzigartigem Inhalt.

Folgende Dokumentarten für KI-gestützte Texte werden standardmäßig mitgeliefert:

• Artikelbeschreibung (AI-Text in Artikelverwaltung)
• Bewerbungs-Absage (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Bewerbungs-Annahme (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Brief (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Dokumentation (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Dokumentation (AI-Text im Kontakt- und Projektmanagement)
• Einladung (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)
• Erläuterung (AI-Text im Kontaktmanagement-Modul)
• Terminbestätigung (AI-Dokument im Korrespondenz-Modul)

Definieren Sie in den Programm-Einstellungen beliebige weitere Dialogabfragen für KI-gestützte Dokumente oder Texte und weisen Sie diese jeweils einem Modul zu. Daraufhin steht das AI-Text als Auswahl im jeweiligen Modul zur Verfügung und kann einfach in der Symbolleiste mit dem Symbol aufgerufen und ausgeführt werden.

Als FileMaker Server eignen sich z.B. auch heute noch sehr gut Intel-basierte Mac minis, die bei Maconline auch mit viel Arbeitsspeicher zu günstigen Preisen gekauft werden können. 

Die Geräte werden entweder differenzbesteuert mit 0% oder mit 19% ausgewiesener Mehrwertsteuer verkauft. Im Onlineshop von Maconline kann das anhand des ausgewiesenen Mehrwertsteuersatzes für jedes angebotene Gerät erkannt werden.

In einem Artikel erläutern wir, wie eine Vorgangsmaschine mit FileMaker als eigener Client zur automatischen und zeitgesteuerten Ausführung von Prozessen genutzt werden kann. Die vorgestellt Lösung kann mie beliebigen FileMaker-Lösungen und miti gFM-Business verwendet werden. Der Artikel enthält auch eine Beispieldatei für FileMaker Pro im .fmp12-Format.

In FileMaker Pro kann eine Vorgangsmaschine genutzt werden, um automatisch zeitgesteuerte Scripte auszuführen und Daten in einer temporären Datenbank zu speichern. Diese Daten können anschließend in einer anderen FileMaker-Lösung weiterverarbeitet werden. Dies ermöglicht eine effiziente Automatisierung von Prozessen und den nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen FileMaker-Anwendungen.

Die Vorteile einer separaten Vorgangsmaschine in Verbindung mit FileMaker-Datenbanken sind vielfältig:

1. Effiziente Automatisierung: Durch die zeitgesteuerte Ausführung von Scripten können wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden, ohne manuelle Eingriffe.

2. Datenverarbeitung: Die temporäre Speicherung von Daten ermöglicht eine gezielte Verarbeitung und Transformation, bevor sie in anderen FileMaker-Lösungen verwendet werden. Dies verbessert die Datenqualität und -konsistenz.

3. Entlastung der Hauptdatenbank: Die Verwendung einer separaten Datenbank für die Verarbeitung von Vorgängen entlastet die Hauptdatenbank. Dies kann die Leistung und Reaktionsfähigkeit der Hauptanwendung verbessern, da Ressourcen für Benutzeraktionen freigemacht werden.

4. Sicherheit: Die Vorgangsmaschine kann in einem geschützten Umfeld betrieben werden, was die Sicherheit der Daten und Prozesse erhöht. Der Zugriff auf sensible Daten kann eingeschränkt und überwacht werden.

5. Flexibilität und Skalierbarkeit: Durch die Nutzung einer separaten Vorgangsmaschine können Sie Ihre FileMaker-Lösungen flexibler gestalten und sie leichter an sich ändernde Anforderungen anpassen. Die Lösung wird auch skalierbarer, da verschiedene Vorgangsmaschinen für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden können.

Insgesamt bietet die Verwendung einer separaten Vorgangsmaschine in Verbindung mit FileMaker-Datenbanken eine robuste, sichere und effiziente Möglichkeit, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Leistungsfähigkeit von FileMaker-Anwendungen zu steigern.

Vor einiger Zeit habe ich eine Anleitung für eine Schnittstelle von WooCommerce zu FileMaker verfaßt. In dem Artikel wird die Programmierung einer Schnittstelle zwischen WooCommerce Onlineshops und Claris FileMaker Datenbanken gezeigt. Die Integration erfolgt durch die Nutzung der REST-API-Schnittstelle des WooCommerce-Onlineshops und dem MBS FileMaker-Plugin in der FileMaker-Datenbank. In dem Artikel kann auch eine FileMaker-Beispieldatei im .fmp12-Format heruntergeladen werden, um die Funktionen direkt am eigenen Computer testen zu können.

Die REST-API von WooCommerce ermöglicht den einfachen Datenaustausch zwischen dem Onlineshop und externen Anwendungen wie FileMaker-Datenbanken. Durch die Verwendung des MBS FileMaker-Plugins wird dieser Prozess noch effizienter gestaltet, zumal Plugin-Funktionen auch für ältere FileMaker-Versionen zur Verfügung stehen. Das Plugin bietet erweiterte Funktionen und Tools für die Integration von FileMaker mit verschiedenen Online-Plattformen oder auch mit Hardware.

Im Artikel werden die verschiedenen Schritte und Methoden erläutert, wie die REST-API des WooCommerce-Onlineshops in Verbindung mit dem MBS FileMaker-Plugin verwendet werden kann. Dies schließt Abrufen von Produktinformationen, Kundenbestellungen und anderen relevanten Daten aus dem Onlineshop in die FileMaker-Datenbank ein. Die Integration ermöglicht eine nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem sie den Datenaustausch zwischen dem Onlineshop und der internen Datenbank vereinfacht.

Die Vorteile einer solchen Integration könnten sind eine verbesserte Effizienz, genauere Datenerfassung und ein optimierter Workflow für Unternehmen, die sowohl einen WooCommerce-Onlineshop als auch eine FileMaker-Datenbank nutzen. Dieser Ansatz unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Daten zu gewährleisten.

Die im Artikel gezeigte Schnittstelle zu WooCommerce kann prinzipiell auch für andere Onlineshopsysteme verwendet werden. Die Felder müssen dann entsprechend der API-Definition des Onlineshops angepaßt werden, und möglicherweise muß bei der Anmeldung an die Schnittstelle noch die Verarbeitung eines Tokens hinzugefügt werden.

Die kommende Version der gFM-Business ERP-Software wird im Hauptmenü unter dem Register eine erweiterte Liste aller Artikel enthalten, deren vorgegebener Mindestbestand unterschritten wurde. Neu ist, daß direkt in dieser Liste für jeden Artikel eine Bestellmenge vorgemerkt werden kann. Durch Klick auf das Pfeil-Symbol in der linken Spalte jedes Eintrags wird ein Popoverfenster geöffnet, in dem alle Lieferanten des Artikels aufgelistet werden. Die Menge für eine künftige Bestellung kann direkt beim gewünschten Lieferanten eingetragen werden. 

Das Register enthält in der kommenden Version außerdem die Möglichkeit, Sammelbestellungen für alle Artikel mit eingetragenen vorgemerkten Mengen bei den entsprechenden Lieferanten zu erstellen. Durch Klick auf die Schaltfläche wird ein Popoverfenster geöffnet, in dem alle Lieferanten aufgelistet werden, für die Bestellmengen in Artikeln eingetragen wurden. In dieser Liste ist es möglich, entweder für alle oder nur für bestimmte markierte Lieferanten Bestellungen zu erzeugen.

Die Werte der Liste in den Spalten - - - zeigen auf einen Blick folgende Daten:

V: Vorgemerkte Menge für Bestellung(en)

Z: Menge im Zulauf (aus erzeugten Bestellungen, die noch nicht eingebucht wurden)

B: Aktueller Bestand

M: Mindestbestand

Mit Klick auf einen Eintrag wird der entsprechende Artikel in der Artikelverwaltung geöffnet. Die farbliche Kodierung der Funktionstaste in der linken Spalte bedeutet:

Blau: Bereit zur Eingabe einer vorgemerkten Menge, bisher keine Daten eingetragen

Gelb: Menge für Bestellung wurde eingetragen, Bestellung noch nicht erzeugt

Grün: Menge für Bestellung wurde eingetragen und Bestellung erzeugt

Rot: Menge für Bestellung wurde eingetragen und Bestellung erzeugt, Mindestbestand auch danach noch überschritten

Das erweiterte Register enthält nun auf einen Blick alle Daten zum Bestand, Mindestbestand und Zulauf und ermöglicht die automatische Erzeugung von Bestellungen für alle Artikel mit unterschrittenem Mindestbestand. Wir freuen uns, Ihnen diese neue Funktion in der nächsten Version der gFM-Business ERP-Software zur Verfügung stellen zu können!

Moin Moin,

in letzter Zeit kam es bei unseren Kunden häufiger vor, dass nach einem Neustart des Mac der FileMaker Server nicht mehr hoch fährt und Datenbanken nicht im Netzwerk freigegeben werden. Ein Zugriff auf die Admin-Konsole ist nicht möglich, weil der Browser den Server nicht findet. Bei uns war es dazu häufiger der Fall, dass der FileMaker Server Prozess zwar als laufend angegeben wurde, der Dienst jedoch auch mit direkten Befehlen über das Terminal nicht gestoppt oder wieder gestartet werden konnte. 

Was hat in allen Fällen geholfen?

Wir haben auf dem Mac das Festplattendienstprogramm gestartet und die Funktion "Erste Hilfe" auf dem Laufwerk ausgeführt, auf dem sich die FileMaker Server Datenbanken befinden, in den meisten Fällen ist es auch gleichzeitig das Startvolume. Es ist gut möglich, dass die Funktion "Erste Hilfe" nach Ausführung keinen besonderen Fehler meldet. Nach einem Neustart des Mac nach Ausführung der Funktion "Erste Hilfe" im Festplattendienstprogramm ist in unseren Fällen FileMaker Server wieder korrekt hochgefahren und hat die Datenbanken wieder im Netzwerk freigeben.

Der Zugriff auf die Datenbanken ist möglich, aber es können keine Daten geschrieben werden.

In diesem Fall prüfen Sie bitte die Dateisystemrechte der von FileMaker Server freigegebenen Datenbanken. Diese befinden sich Standardmäßig im Ordner /Library/FileMaker Server/Data/Databases. Klicken Sie jede Datei an und prüfen Sie, ob der macOS-User "fmserver User" Lese- und Schreibrechte für jede freigegebene Datei besitzt. Sie können diese Rechte auch für den ganzen Ordner setzen, indem Sie auf den übergeordneten Ordner (Databases) klicken und mit der Funktion "Information" das Infofenster öffnen. Fügen Sie daraufhin den Benutzer "fmserver User" hinzu und wählen Sie unten links die Funktion "Auf alle Unterobjekte anwenden" aus. Hier müssen Sie ggf. das Passwort Ihres Mac zur Bestätigung eintragen.

heute hatten wir die Anforderung, eine gelieferte XML-Datei für einen Kunden jeweils als Aufträge in gFM-Business zu erfassen. XML kann etwas aufwendiger sein, wenn man strikt nach XSLT usw. vorgeht. Aber mit dem BaseElements-Plugin, das sowieso von der gFM-Business ERP-Software genutzt wird, geht es einfacher. Dieses Plugin enthält nämlich eine Unterstützung für die xPath-Funktion, mit der man einfach XML-Dateien auslesen und die Daten in Variablen oder Felder speichern kann.

Im Forum des FileMaker-Magazins gibt es dazu einen Beitrag, der auch eine Beispieldatei für FileMaker enthält. In der Beispieldatei wird auch gezeigt, wie man verschachtelte Daten-Arrays aus der XML-Datei auslesen kann.

In der Dokumentation der Funktion BE_XPath des BaseElements Plugin werden alle möglichen Parameter aufgelistet.